Rechnungsjournal Excel Vorlage
für Rechnungen, offene Posten und Mahnwesen
Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilrechnung, Gutschrift oder Stornorechnung – alle Belegarten laufen in diesem Rechnungsjournal in einer Übersicht zusammen, mit automatischer Berechnung von Umsatzsteuer, Bruttobetrag und offenem Restbetrag. Ideal für Handwerk, Gewerbe und Bau.
- Dashboard mit offenen Forderungen, Zahlungseingangs- und Mahnquote
- 3 Mahnstufen direkt im Journal dokumentierbar
- 4 Länder-Versionen ohne Umbauen – DE, AT (Kassabuch), CH & LI
Zahlung in EUR oder CHF
Am Monatsende weißt du nicht mehr genau, welche Rechnung eigentlich noch offen ist.
Zwischen Angebot, Teilzahlung und Mahnung geht schnell der Überblick verloren.
Das Rechnungsjournal in der Praxis
So behält dein Rechnungsjournal von Anfang an den Überblick – inkl. ausgefülltem Beispiel
Vollständige Rechnungsverwaltung für Bauunternehmen, Elektriker, Installateure, Maler, Dachdecker – passend für Rechnungsjournal (DE/CH/LI) und Kassabuch (AT).
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Alle Rechnungsarten erfassen Rechnung, Abschlagsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift und Stornorechnung – alles per Dropdown auswählbar.
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4 Länder-Versionen ohne Umbauen USt. in AT/DE · MWST in CH/LI · Kassabuch (AT) · Rechnungsjournal (DE/CH/LI). Den Steuersatz trägst du selbst ein.
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Automatische Berechnung Umsatzsteuer, Bruttobetrag und offener Restbetrag werden sofort kalkuliert. Keine manuellen Fehler mehr.
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Fälligkeitsdatum & Überfällige Posten Das Fälligkeitsdatum wird automatisch aus der Zahlungsbedingung berechnet. Überfällige Posten werden farblich markiert – Handlungsbedarf sofort sichtbar.
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Dropdown-Listen anpassbar Die Auswahllisten für Rechnungsart, Status und Zahlungsbedingungen können einfach erweitert oder angepasst werden – flexible Anpassung an deine Betriebsabläufe.
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Optimiert für den laufenden Rechnungsbetrieb Bis zu 2.000 Rechnungszeilen ausgelegt – ideal für Betriebe mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen über das ganze Jahr.
Rechnungsjournal führen – Schritt für Schritt mit der XEVARIA Vorlage
So läuft die Rechnungsverwaltung im Alltag konkret ab – vom ersten Beleg bis zum Jahreswechsel:
Rechnung sofort erfassen
Direkt nach Rechnungsstellung trägst du Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Nettobetrag und Umsatzsteuersatz ein. Der Status wird automatisch auf "Offen" gesetzt – so bleibt dein Rechnungsjournal tagesaktuell.
Zahlungsbedingung wählen – Fälligkeitsdatum automatisch
Wähle aus dem Dropdown die passende Zahlungsbedingung – z. B. 14 Tage netto, 7 Tage -2%, 30 Tage netto oder Vorauskasse. Das Fälligkeitsdatum wird sofort automatisch berechnet. Überfällige Posten werden farblich markiert – so siehst du sofort, wo Handlungsbedarf besteht.
Zahlungseingang erfassen – Restbetrag automatisch
Sobald eine Zahlung eingeht, trägst du Datum und Betrag ein. Der offene Restbetrag wird automatisch berechnet – du siehst sofort, welche Rechnungen noch ausstehen.
Rechnungsstatus ändert Zeilenfarbe – automatisch
Je nach gewähltem Status aus dem Dropdown (Offen, Teilbezahlt, Bezahlt, Mahnung, Storno / Gutschrift) ändert sich die farbliche Markierung der gesamten Zeile. So erkennst du sofort den Status jeder Rechnung.
Mahnungen dokumentieren – 3 Mahnstufen
Bei Zahlungsverzug trägst du das Datum der Mahnung in der entsprechenden Spalte ein. Drei Mahnstufen stehen zur Verfügung – so behältst du den Überblick über deine Mahnhistorie und vermeidest vergessene Forderungen.
Dashboard: Umsatz-, Zahlungs- und Forderungsübersicht
Das Dashboard fasst deinen Umsatz, deine Zahlungseingänge und deine offenen Forderungen automatisch zusammen – inklusive Umsatzverlauf über die Monate und einer Auswertung deiner wichtigsten Kunden. Du siehst auf einen Blick, wo noch Geld aussteht und wie sich dein Geschäft entwickelt.
Zum Jahreswechsel neue Datei anlegen
Kopiere die Vorlage für das neue Geschäftsjahr. Die abgeschlossene Datei bleibt als Archiv erhalten – für Rückfragen oder die Steuerprüfung jederzeit griffbereit.
Datei an Steuerberater oder Buchhaltung weitergeben
Die fertige Excel-Datei kannst du direkt per E-Mail versenden oder ausdrucken – ohne Formatumwandlung. Die übersichtliche Struktur erleichtert die Zusammenarbeit.
Weil offene Posten
nicht im Kopf verwaltet werden sollten
Im Betriebsbüro habe ich immer wieder erlebt, wie mühsam es wird, wenn niemand auf Anhieb sagen kann, welche Rechnungen noch offen sind und wer bereits gemahnt wurde. Eine feste Struktur dafür hat uns über die Jahre enorm viel Zeit gespart.
Dieses Rechnungsjournal ist genau so aufgebaut, wie wir es täglich gebraucht haben.
Was ist ein Rechnungsjournal?
Ein Rechnungsjournal – auch als Rechnungsjournal Excel Vorlage oder Rechnungsjournal Muster bezeichnet – ist eine digitale Vorlage zur chronologischen Erfassung aller Ausgangsrechnungen eines Betriebs. Jede Rechnung wird mit Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Betrag und Status festgehalten – offene Forderungen und Zahlungseingänge werden fortlaufend berechnet. So bleiben Rechnungsausgänge jederzeit nachvollziehbar, ohne Buchhaltungssoftware, ohne Abo, direkt in Excel.
Kurz gesagt: Das XEVARIA Excel Rechnungsjournal ist ein sofort einsetzbares Rechnungsjournal Muster für Handwerksbetriebe und Kleinunternehmen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Liechtenstein – als Rechnungsjournal Excel Download, einmalig bezahlt, ohne Abo.
Für wen ist die Vorlage?
Elektriker & Installateure
Rechnungen sofort erfassen, Zahlungseingänge nachverfolgen, offene Posten im Blick.
Bauunternehmen & Baubetriebe
Lückenlose Rechnungsverwaltung für Teil- und Schlussrechnungen, Abschlagsrechnungen und offene Forderungen.
Maler, Tischler & Schreiner
Rechnungsausgänge ordnungsgemäß dokumentieren – ohne Buchhaltungssoftware, ohne Abo, direkt in Excel.
Hausmeisterdienste & GaLaBau
Rechnungen einfach erfassen, Zahlungseingänge nachverfolgen, offene Posten automatisch erkennen.
Metallbauer, Bodenleger, Trockenbauer
Für alle Gewerke, die Ausgangsrechnungen strukturiert dokumentieren und offene Forderungen überwachen wollen.
KMU & Betriebsbüros allgemein
Rechnungsjournal Vorlage für kleine Unternehmen – ohne teure Software, ohne Cloud.
… und alle weiteren Handwerksbetriebe, Kleinunternehmen und Gewerbebetriebe im Baunebengewerbe, die eine einfache Rechnungsverwaltung in Excel suchen – vom Einzelunternehmer bis zum kleinen Team in DE, AT, CH und LI.
Eine Vorlage – vier Länder
Jede Version ist auf die jeweiligen Bezeichnungen abgestimmt. Den Steuersatz trägst du selbst ein – passend zu deinem Land.
Steuersatz: frei eintragbar
z. B. 19 % USt.
Steuersatz: frei eintragbar
z. B. 20 % USt.
Steuersatz: frei eintragbar
z. B. 8,1 % MWST
Steuersatz: frei eintragbar
z. B. 8,1 % MWST
Rechnungsjournal Excel Vorlage – Fragen & Antworten
Rechnungsjournal Vorlage Excel
Offene Forderungen automatisch im Blick
Dashboard, Mahnwesen und Auswertungen – alles in einer Datei
Dashboard mit wichtigen+ Kennzahlen enthalten
Einmal bezahlen – dauerhaft Ordnung in deiner Rechnungsverwaltung schaffen
einmalig · pro Land
Zahlung in EUR oder CHF
Passende Vorlagen entdecken und profitieren
Baue dein System gezielt aus – mit jeder weiteren Vorlage optimierst du deine Abläufe Schritt für Schritt. Oder kombiniere mehrere Vorlagen im praktischen Set und sichere dir exklusive Preisvorteile. So holst du das Maximum aus deinem Betrieb – schnell, einfach und wirtschaftlich.
