Abschlags- & Schlussrechnung
Vorlage mit Gewährleistungs- und Deckungsrücklass
einfach, schnell und praxisnah
Deckungsrücklass und Haftrücklass werden in der Praxis häufig verwechselt. Diese Excel Vorlage hilft dir, beide Rücklässe übersichtlich zu trennen und korrekt in Abschlags- und Schlussrechnungen darzustellen. Mit einem praxisnahen Musterbeispiel erhältst du eine klare Grundlage für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe.
- 2 Varianten enthalten: Standard und Profi mit Lohn und Material getrennt
- Deckungsrücklass in der Abschlagsrechnung, Haftrücklass in der Schlussrechnung – sauber getrennt
- Inklusive durchgerechnetem Musterbeispiel für Deckungs- und Haftrücklass
Zahlung in EUR oder CHF
Du weißt nicht genau, wie der Haftrücklass (Gewährleistungsrücklass) berechnet wird?
Oder wie der Deckungsrücklass in der Abschlagsrechnung korrekt abgezogen wird? Damit bist du nicht allein. Mit der richtigen Haftrücklass Excel Vorlage gehören diese Probleme der Vergangenheit an – inklusive durchgerechnetem Musterbeispiel, das dir Schritt für Schritt zeigt, wie du alles korrekt einträgst.
Die Vorlage in der Praxis
Haftrücklass Excel Vorlage – inklusive Beispielrechnung zur Orientierung
Zwei Rückbehalte, ein klarer Ablauf: Deckungsrücklass in der Abschlagsrechnung, Haftrücklass oder auch Gewährleistungsrücklasse genannt, separat in der Schlussrechnung.
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Deckungsrücklass wird automatisch abgezogen Du trägst den vereinbarten Rücklass ein – die Vorlage zieht ihn direkt vom Abschlagsbetrag ab und zeigt dir den neuen Auszahlungsbetrag.
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Haftrücklass getrennt in der Schlussrechnung Für die Gewährleistungsfrist wird der Haftrücklass separat erfasst und erst in der Schlussrechnung berücksichtigt.
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Ausführliches Musterbeispiel der Schlussrechnung Ein komplett durchgerechnetes Beispiel zeigt dir den Haftrücklass in der Schlussrechnung inklusive Freigabe nach Gewährleistungsfrist.
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Bankgarantie oder Einbehalt – beide Varianten Die Vorlage unterstützt sowohl den klassischen Haftrücklass als auch die Auszahlung gegen Bankgarantie.
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Lohn & Material getrennt (Profi-Version) Separate Erfassung von Lohn- und Materialkosten für maximale Transparenz.
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Für DE, AT, CH & LI direkt einsatzbereit Alle Steuersätze, Rundungsregeln und länderspezifischen Bezeichnungen sind bereits integriert – ohne Makros.
Wie funktioniert die Abrechnung mit Deckungs- und Haftrücklass in der Praxis?
Deckungsrücklass und Haftrücklass werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Projekt relevant – der eine bereits bei der ersten Abschlagsrechnung, der andere erst bei der Schlussrechnung am Projektende. Die folgenden vier Schritte zeigen, an welcher Stelle im Ablauf welcher Rückbehalt entsteht und wie er sich wieder auflöst.
Erste Abschlagsrechnung vor Arbeitsbeginn mit Deckungsrücklass stellen
Vor Beginn der Arbeiten trägst du die vereinbarten Positionen ein und berechnest den vereinbarten Deckungsrücklass-Betrag. Die Vorlage zieht diesen Betrag automatisch inklusive USt. vom Auszahlungsbetrag ab und weist die neue Endsumme aus. Der Deckungsrücklass wird ausschließlich in dieser ersten Abschlagsrechnung gebildet.
Weitere Abschlagsrechnungen ohne neuen Deckungsrücklass
Für jeden weiteren Bauabschnitt stellst du eine weitere Abschlagsrechnung – ganz ohne erneuten Deckungsrücklass. Der ist bereits mit der ersten Abschlagsrechnung vollständig erfasst und wird nicht mehrfach gebildet.
Schlussrechnung: Abschläge anrechnen, Haftrücklass eintragen
In der Schlussrechnung trägst du die bereits erhaltenen Abschlagszahlungen ein. Die Vorlage rechnet diese automatisch an und löst den Deckungsrücklass auf. Den Haftrücklass-Betrag für die anstehende Gewährleistungsfrist berechnest du selbst und trägst ihn ein – die Vorlage zieht ihn ab und berechnet daraus sofort die Endsumme Netto, USt. und den finalen Auszahlungsbetrag brutto.
Haftrücklass nach Ablauf der Gewährleistungsfrist auszahlen
Wähle zwischen klassischem Einbehalt (Auszahlung erst nach Fristablauf, sofern keine Mängel vorliegen) oder Bankgarantie (sofortige Auszahlung gegen Sicherheit). Die Vorlage bildet beide Varianten ab.
Abschlags- und Schlussrechnung und E-Rechnungspflicht – was du wissen solltest
Diese Excel-Vorlage für Abschlags- und Schlussrechnung mit Deckungs- und Haftrücklass ist als klassisches, druckfertiges Dokument angelegt – mit automatischer Rückbehalt-Berechnung sowie Netto-, Steuer- und Bruttobeträgen. Solange dein Betrieb noch keine strukturierte E-Rechnung versenden muss, kannst du sie direkt einsetzen. Brauchst du dennoch ein ZUGFeRD- oder XRechnung-Format, gibt es inzwischen Online-Tools – teils kostenlos –, die eine Excel- oder PDF-Rechnung entsprechend umwandeln. Sprich am besten vorher mit deinem Steuerberater ab, welches Format und welcher Weg zu deinem Betrieb passt.
Entwickelt aus der Praxis
für die Praxis
Ich habe diese Vorlage entwickelt, weil Deckungsrücklass und Haftrücklass in der Praxis ständig verwechselt oder falsch berechnet wurden. Zwei unterschiedliche Rückbehalte, die an unterschiedlichen Stellen im Projekt greifen – und trotzdem landeten sie in vielen Excel-Listen als ein und derselbe Posten.
Diese Vorlage trennt beide sauber voneinander: Der Deckungsrücklass wird in der ersten Abschlagsrechnung gebildet, der Haftrücklass erst in der Schlussrechnung für die Gewährleistungsfrist – jeder Rückbehalt an seiner richtigen Stelle.
Was ist eine Haftrücklass Excel Vorlage (Gewährleistungsrücklass) und wie funktioniert sie?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung – nicht zu verwechseln mit der Teilrechnung, die nach Fertigstellung einer Etappe (z.B. Rohbau) gestellt wird! Sie wird erstellt, sobald definierte Leistungen oder Baufortschritte erreicht wurden, und dient der laufenden Abrechnung während der Projektphase. Die erste Abschlagsrechnung wird vor Beginn der Arbeiten ausgestellt, weitere folgen dann während der Bauphase, meist nach vertraglicher Vereinbarung. Der endgültige Betrag steht bei Rechnungsstellung noch nicht fest.
Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung eines Projekts. Sie fasst alle zuvor erstellten Abschlagsrechnungen zusammen und stellt die endgültige Abrechnung der erbrachten Leistungen dar. Dabei werden bereits gezahlte Beträge berücksichtigt und vollständig gegengerechnet. Rückbehalte wie der Deckungsrücklass oder der Haftrücklass (Gewährleistungsrücklass) werden dabei korrekt aufgelöst bzw. einbehalten.
Kurz gesagt: Mit der XEVARIA-Vorlage bildest du Abschlags- und Schlussrechnung inklusive Deckungs- und Haftrücklass (Gewährleistungsrücklass) in einer durchgängigen Excel-Datei ab – entwickelt für Bau- und Handwerksbetriebe in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Liechtenstein. Download, einmaliger Kauf, sofort einsatzbereit – ganz ohne Abo.
Für wen ist diese Excel Vorlage gedacht?
Bauunternehmen
Für Bauunternehmen, die bei laufenden Projekten mehrere Abschlagsrechnungen stellen und am Ende eine saubere Schlussrechnung mit korrekt aufgelöstem Deckungs- und Haftrücklass benötigen.
Handwerksbetriebe
Für Handwerksbetriebe, die Teilzahlungen während des Projekts und die Endabrechnung mit Rückbehalt in einer einheitlichen Struktur festhalten wollen.
Baunebengewerbe
Für Architekten, Bauleiter und Projektsteuerer, die Rückbehalt-Positionen in der Schlussrechnung nachvollziehbar dokumentieren und gegenüber Auftraggebern belegen müssen.
KMU & Betriebsbüros
Für KMU, die eine einheitliche Vorlage für Abschlags- und Schlussrechnung über mehrere Baustellen und Kunden hinweg einsetzen möchten.
Gründer & Selbstständige
Für Gründer und Selbstständige im Baugewerbe, die Deckungs- und Haftrücklass korrekt berechnen wollen, ohne dafür eine zusätzliche Software anzuschaffen.
Buchhaltung & Verwaltung
Für Buchhaltungs- und Verwaltungsteams, die die Auflösung von Rückbehalten zwischen Abschlags- und Schlussrechnung intern prüfen und dokumentieren müssen.
Geeignet für Unternehmen aus Bau, Handwerk und Baunebengewerbe sowie für interne Verwaltungs- und Buchhaltungsteams. Die Excel Vorlage unterstützt eine strukturierte Bauabrechnung mit Abschlags- und Schlussrechnung in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Liechtenstein und berücksichtigt Deckungsrücklass, Haftrücklass und Gewährleistungsrücklass automatisch und nachvollziehbar.
Deckungs- und Haftrücklass: eine Vorlage für vier Länder
Verfügbar für Deutschland, Österreich, die Schweiz und Liechtenstein. In Deutschland und Österreich heißt es Abschlagsrechnung, in der Schweiz und Liechtenstein Akontorechnung – Deckungs- und Haftrücklass funktionieren in allen vier Ländern identisch.
Häufige Fragen zu Deckungsrücklass und Haftrücklass
Was ist der Unterschied zwischen Deckungsrücklass und Haftrücklass, und wann wird welcher fällig? Die wichtigsten Antworten dazu findest du hier gesammelt.
Abschlags- und Schlussrechnung
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