Wie kalkuliere ich ein Projekt richtig mit Excel?

Erfasse jede Position mit Menge, Einheit und Arbeitszeit in Minuten. Die Vorlage multipliziert die Minuten mit deinem hinterlegten Vollkostensatz und wendet den individuellen Faktor pro Position an – der Lohnanteil wird automatisch berechnet. Material wird separat mit Einkaufspreis und eigenem Zuschlag kalkuliert.

Wie berechne ich den richtigen Stundensatz für meine Kalkulation?

Der richtige Stundensatz enthält Bruttolohn, Lohnnebenkosten (Sozialversicherung, Urlaub, Sonderzahlungen) und anteilige Gemeinkosten. Du trägst deinen fertigen Stundensatz in der Vorlage ein – die Berechnung selbst bleibt deine betriebliche Aufgabe.

Was ist der Unterschied zwischen Marge und Deckungsbeitrag?

Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt – in Euro. Die Marge ist der prozentuale Anteil vom Umsatz. Die Vorlage zeigt dir beide Werte.

Welche Stellschrauben habe ich bei der Kalkulation?

Du kannst den Vollkostensatz, die Arbeitszeit pro Position, den Materialeinkaufspreis sowie die Zuschläge für Lohn und Material individuell anpassen. Die Vorlage berechnet daraus automatisch den Lohnanteil, die Materialkosten, den Deckungsbeitrag und die Marge – und zeigt mit der Ampel, ob sich der Auftrag lohnt.

Wie berücksichtige ich Gemeinkosten in der Kalkulation?

Die Lohn-Gemeinkosten sind bereits im Vollkostensatz enthalten. Für Material kannst du einen eigenen Gemeinkostenzuschlag pro Position hinterlegen – für Lager, Beschaffung und Schwund.

Wie wirkt sich Rabatt auf meine Kalkulation aus?

Rabatt mindert direkt deinen Deckungsbeitrag. Die Vorlage zeigt dir sofort, wie sich Rabatt auf Lohn und Material auswirkt – noch bevor du das Angebot abgibst.

Sehe ich sofort, ob sich ein Auftrag lohnt?

Ja. Der Ampelstatus zeigt in 5 Stufen – von Verlust bis DB Sehr Stark – ob ein Projekt profitabel ist. Die Schwellenwerte lassen sich jederzeit an deine eigenen betrieblichen Ziele anpassen.

Kann ich die Vorlage auch für die Nachkalkulation nutzen?

Ja. Einfach die Vorkalkulation kopieren, die Datei umbenennen, die tatsächlichen Ist-Daten eintragen und bei Bedarf zusätzliche Positionen ergänzen – so siehst du sofort Abweichungen.

Wie berechnet die Vorlage die Projektdauer?

Du trägst Teamgröße, Stunden pro Tag und Tage pro Woche ein – die Vorlage berechnet daraus automatisch die Projektdauer in Tagen, Wochen und Monaten. Bei Anpassung der Teamgröße rechnet sie sofort neu.

Welche MwSt. gilt bei der Projektkalkulation?

Die MwSt. richtet sich nach deinem Land: 19 % in Deutschland, 20 % in Österreich sowie 8,1 % in der Schweiz und in Liechtenstein. In der Excel-Vorlage trägst du den für dich passenden Steuersatz selbst ein.

✦ Projektkalkulation Excel · Angebotskalkulation · Bau & Handwerk

Projektkalkulation Excel Vorlage
Angebotskalkulation & Schattenkalkulation für Bau, Handwerk & Baunebengewerbe
automatisch berechnen

Die Projektkalkulation Excel Vorlage von XEVARIA unterstützt Bau- und Handwerksbetriebe bei der präzisen Berechnung ihrer Angebote. Mit automatischer Ermittlung von Lohn, Material, Gemeinkosten und Deckungsbeitrag erkennst du die Marge, bevor das Angebot rausgeht. Ideal für Ausschreibungen und Schattenkalkulation in DE, AT, CH & LI.

Deckungsbeitrag und Marge auf einen Blick
Ampelstatus warnt vor zu niedriger Marge – noch vor Angebotsabgabe
Projektdauer wird automatisch berechnet

Stundensatz einmal eintragen, Faktor je Kalkulation nutzen Aus erfasster Arbeitszeit, deinem Stundensatz und dem Faktor berechnet die Vorlage automatisch den Lohnanteil je Position.

Deckungsbeitrag & Marge auf Knopfdruck Je Position und für das Gesamtprojekt sofort sichtbar – keine Nachkalkulation nötig, um zu wissen, ob sich der Auftrag lohnt.

Ampelstatus mit 5 Stufen inkl. Warnfunktion Von Verlust bis DB Sehr Stark zeigt der Ampelstatus sofort, ob sich ein Projekt lohnt – die Warnfunktion meldet zusätzlich, wenn kein Faktor eingetragen wurde oder er unter 1 liegt.

Vom Kleinauftrag bis zum Großprojekt Eine Struktur für jede Auftragsgröße – ob wenige hundert Euro oder ein Bauprojekt im sechs- bis siebenstelligen Bereich.

Kommt dir das bekannt vor?

Warum die Marge trotz stundenlanger Kalkulation oft zu klein ist

Die Angebotskalkulation entscheidet über Gewinn oder Verlust. Doch viele Betriebe kalkulieren mit zu optimistischen Werten – und merken es erst, wenn es zu spät ist.

Nettolohn statt Vollkostensatz
Lohnnebenkosten wie Sozialversicherung, Urlaub und Sonderzahlungen erhöhen den tatsächlichen Stundensatz um 50 % und mehr. Wer nicht mit dem eigenen Vollkostensatz rechnet, verliert bei jedem Auftrag.
Gemeinkosten fehlen komplett
Fahrzeuge, Versicherungen, Büro, Werkzeug, Verwaltung – ohne Gemeinkostenzuschlag arbeitet der Betrieb dauerhaft unter den echten Kosten.
Keine Warnung bei zu niedriger Marge
Angebot raus, Auftrag erteilt – und erst die Nachkalkulation zeigt: Verlust. Die integrierte Ampel warnt bereits vor der Angebotsabgabe, wenn die Marge zu niedrig ist.

Die Projektkalkulation in der Praxis

So sieht deine Projektkalkulation in Excel aus – vom Dashboard über die Positionskalkulation bis zur Nachkalkulation.

Was du bekommst

Projektkalkulation Excel – mit durchgerechnetem Beispielprojekt zum Nachvollziehen

Positionsgenaue Baukalkulation Excel für mehrere Gewerke – mit automatischer Berechnung von Gemeinkostenzuschlag, Rabatt, Deckungsbeitrag und Marge.

Positionsgenaue Kalkulation mehrerer GewerkeArbeitszeit, Lohn und Material getrennt je Position – Einzel- und Gesamtpreis berechnen sich automatisch aus deinem hinterlegten Stundensatz.
Material-Gemeinkostenzuschlag separatBeschaffung, Lager und Schwund werden getrennt vom Lohn-Gemeinkostenzuschlag gesteuert.
Rabatt einrechnen statt nachträglich abziehenDie Wirkung von Rabatt auf den Deckungsbeitrag wird vor der Zusage sichtbar – Lohn und Material getrennt simuliert.
Ampelstatus mit 5 Stufen & WarnfunktionVon Verlust bis DB Sehr Stark – zeigt dir auf einen Blick, ob sich der Auftrag lohnt.
Projektdauer automatisch – auch bei PersonaländerungTeamgröße und tägliche Arbeitszeit eingeben – Gesamtarbeitszeit und Projektdauer passen sich automatisch an.
Vorkalkulation, Nachkalkulation & SchattenkalkulationKalkulation per Kopie übernehmen, Ist-Mengen anpassen – beim Soll-Ist-Vergleich siehst du sofort die Abweichung. Ebenso nutzbar neben deinem Betriebsprogramm oder zur Vorbereitung einer Ausschreibung.
Vom Kalkulationsblatt zum KundenangebotInterne Details lassen sich ausblenden – bei Bedarf direkt als Angebot ausdrucken oder als Rechnungsbeilage verwenden.
Ohne Makros & ohne AboVollständig VBA-frei, ab Microsoft Excel 2010 nutzbar. Einmal kaufen, für jedes Projekt wiederverwenden.

Beispiel aus der Praxis

Großbaustelle Baunebengewerbe – Mödling, Niederösterreich

Projektjahr 2015 · Auftragsvolumen 180.000 € · Ein Praxisbeispiel aus dem österreichischen Baunebengewerbe.

2 % Rabatt auf Material – 1.440 € weniger DB
Die Firma aus Mödling gewährte 2 % Rabatt auf Material und Fremdleistungen. Bei 180.000 € Projektvolumen und einem angenommenen 40 % Materialanteil (72.000 €) bedeutet das: 1.440 € weniger Deckungsbeitrag. Die Vorlage zeigt diese Auswirkung sofort – noch vor Angebotsabgabe.
1,5 % Rabatt auf Lohn – 1.620 € weniger DB
Zusätzlich gewährte die Firma 1,5 % Rabatt auf den Lohnanteil. Bei 108.000 € Lohnsumme (60 % des Projektvolumens) sind das 1.620 € weniger Deckungsbeitrag. Zusammen mit dem Material-Rabatt ergibt sich ein Verlust von 3.060 € Deckungsbeitrag.
Individuelle Faktoren pro Position – maximale Flexibilität
Die XEVARIA-Vorlage erlaubt es, pro Position individuelle Faktoren für Lohn und Material zu hinterlegen. Nicht jede Position verursacht dieselben Kosten: Aufwändige Sonderarbeiten können anders bewertet werden als einfache Standardarbeiten. Dadurch bleibt die Kalkulation wettbewerbsfähig und deckt die tatsächlichen Kosten.
➜ Die Vorlage unterscheidet zwischen Lohn-Faktoren und Material-Faktoren – alles pro Position einstellbar.
Das Ergebnis: 18 % geplant – 16,3 % nach Rabatt-Auswirkungen
Bei einem geplanten Deckungsbeitrag von 18 % ergibt sich bei 180.000 € Auftragsvolumen ein geplanter DB von 32.400 €. Durch Rabatt auf Material und Lohn sinkt der DB um 3.060 €. Der verbleibende Deckungsbeitrag beträgt somit 29.340 €.
18,0 % DB geplant
16,3 % DB nach Rabatt
−3.060 € verlorener DB
⚠️ Wirtschaftlichkeits-Hinweis:Die Vorlage macht sichtbar, wie sich scheinbar kleine Rabatte direkt auf den Deckungsbeitrag auswirken. In diesem Beispiel sinkt die geplante Marge von 18,0 % auf 16,3 %. Die Auswirkung ist dadurch bereits vor Angebotsabgabe erkennbar und kann in der Kalkulation berücksichtigt werden.
Die 5 wichtigsten Erkenntnisse:
Vollkostensatz statt Nettolohn kalkulieren · Rabatt auf Lohn UND Material prüfen · Individuelle Faktoren pro Position nutzen · Nachkalkulation konsequent durchführen · Länderspezifika bei Normen und Lohnnebenkosten berücksichtigen.

Die Vorlage im Detail

Projektkalkulation Excel Vorlage – Anwendung und Praxistipps

Wichtig: Die Excel-Datei ist ein digitales Hilfsmittel zur Unterstützung deiner Angebotskalkulation – kein Ersatz für eine betriebsindividuelle oder steuerliche Prüfung. Stundensätze, Gemeinkostenzuschläge und Deckungsbeitragsziele solltest du an deine tatsächlichen Kosten anpassen. Im Zweifel hilft dir dein Steuerberater weiter.

Die Vorlage ist positionsgenau in wenigen Minuten befüllt. Entscheidend sind aber ein paar Praxisregeln, die über die reine Bedienung hinausgehen.

Vollkostensatz – die Basis deiner Kalkulation

Der Vollkostensatz (oder Bruttomittellohn) ist die Grundlage jeder Position. Du trägst ihn einmalig zentral ein – er enthält bereits alle Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten und Sonderzahlungen.

So funktioniert die Berechnung:
Du gibst pro Position die Arbeitszeit in Minuten an – die Vorlage multipliziert sie mit dem Vollkostensatz. Der Lohnanteil wird automatisch berechnet.

Praxis-Tipp: Einmal korrekt hinterlegt, berechnet die Vorlage alle Lohnanteile automatisch – und warnt, wenn die Marge zu niedrig wird.

Individuelle Faktoren pro Position – für mehr Flexibilität

Auf Basis des zentralen Vollkostensatzes und der erfassten Minuten kannst du pro Position individuelle Faktoren für Lohn und Material hinterlegen. Das ist entscheidend, weil nicht jede Position gleich ist: Bei aufwändigen Sonderarbeiten kann der Faktor höher sein, bei einfachen Standardarbeiten niedriger.

Materialkosten – getrennt vom Lohn kalkulieren

Material wird zum Einkaufspreis erfasst und kann mit einem eigenen Aufschlag für Lager, Beschaffung und Schwund kalkuliert werden – unabhängig vom Lohn. So bleiben Material- und Lohnkosten sauber getrennt.

Rabatt & Ampel – die Auswirkung sofort sehen

Rabatt und die individuellen Faktoren beeinflussen direkt den Deckungsbeitrag. Die integrierte Ampel zeigt sofort, ob die Marge im grünen Bereich liegt – oder ob du gegensteuern musst, noch bevor das Angebot rausgeht.

Bereit, deine nächste Kalkulation mit sicherer Marge zu erstellen?

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Gut zu wissen

Gemeinkosten, MwSt & Länderbesonderheiten – was du wissen solltest

Wichtig: Diese Vorlage ist ein Hilfsmittel für deine Angebotskalkulation – kein Ersatz für eine steuerliche oder rechtliche Beratung. Stundensätze, Gemeinkosten und DB-Ziele sind betriebsindividuell – kläre sie mit deinem Steuerberater.

In Deutschland bildet die VOB die Grundlage für viele Abrechnungen im Bau. In Österreich orientiert sich die Baubranche an der ÖNORM B 2110. In der Schweiz und in Liechtenstein ist die SIA 118 die übliche Vertragsgrundlage. Lohnnebenkosten und MwSt-Sätze unterscheiden sich je nach Land – die passenden Werte für dein Land trägst du selbst in die Vorlage ein.

Karin – Gründerin XEVARIA

25+ Jahre Betriebsbüro · Baunebengewerbe

Warum XEVARIA

Kein Konzept am Reißbrett –
Projektkalkulation aus der Praxis

Diese Projektkalkulation ist nicht am Schreibtisch entstanden. Wir haben sie im eigenen Betriebsbüro entwickelt und damit gearbeitet – für Kleinaufträge genauso wie für umfangreiche Bauprojekte. Jede Position, jeder Zuschlag, jede Statuslogik ist an echten Angeboten entstanden, nicht an der Theorie.

Genau deshalb ist sie so aufgebaut, wie ein Betriebsbüro sie wirklich braucht: schnell befüllbar, ohne Excel-Vorkenntnisse, und ehrlich genug, um auch unangenehme Wahrheiten über die eigene Marge sofort sichtbar zu machen.

Vom Kleinauftrag bis zum Großprojekt – eine Vorlage, die mitwächst

Ob eine einzelne Position für wenige hundert Euro oder ein umfangreiches Bauprojekt mit mehreren Gewerken im sechs- und siebenstelligen Bereich: Die Projektkalkulation Excel Vorlage passt sich an die Größe des Auftrags an – nicht umgekehrt.

Kleinauftrag
Eine Position, ein Gewerk – für die schnelle Angebotskalkulation zwischendurch.
Mehrgewerke-Projekt
Mehrere Positionen und Gewerke – mit eigenen Stundensätzen je Gewerk.
Großprojekt
Hohes Auftragsvolumen – dieselbe Struktur, dieselbe Sicherheit bei der Marge.
Neben dem Betriebsprogramm
Als Schattenkalkulation nutzbar, Ergebnisse bei Bedarf in deine bestehende Branchensoftware übertragen.

Was ist eine Projektkalkulation für Bauunternehmen, Handwerksbetriebe und KMU?

Eine Projektkalkulation – auch Angebotskalkulation oder Baukalkulation genannt – ist die positionsgenaue Berechnung aller Lohn-, Material- und Gemeinkosten für einen konkreten Auftrag. Ziel ist ein kostendeckender und wirtschaftlich sinnvoller Angebotspreis.

Eine vollständige Vorkalkulation umfasst: Lohnkosten nach Vollkostensatz inkl. Lohnnebenkosten, Materialkosten nach Einkaufspreis inkl. Gemeinkostenzuschlag, Fremdleistungen, eingepreiste Rabatte sowie einen bewusst definierten Deckungsbeitrags- und Gewinnaufschlag.

Kurz gesagt: Die XEVARIA Excel-Vorlage ist ein praxisorientiertes Tool für Bauunternehmen, Handwerksbetriebe, Baunebengewerbe und KMU in DE, AT, CH und LI. Sie eignet sich für Ausschreibungen, Angebotskalkulation und als Schattenkalkulation parallel zu bestehenden Betriebsprogrammen – sofort einsatzbereit, ohne Abo.

Vorkalkulation vs. Nachkalkulation – was ist der Unterschied?

Die Vorkalkulation erfolgt vor Angebotsabgabe und ermittelt den kostendeckenden Preis. Sie ist die Grundlage für Angebote, Ausschreibungen und die spätere Nachkalkulation.

Die Nachkalkulation vergleicht nach Projektabschluss die geplanten Soll-Kosten mit den tatsächlichen Ist-Kosten. Sie zeigt Abweichungen bei Stunden, Material und Fremdleistungen – die Basis für präzisere künftige Kalkulationen und die Verbesserung der eigenen Kalkulationsgenauigkeit.

Praxis-Tipp: Für die Nachkalkulation einfach die Vorkalkulation kopieren, die Datei umbenennen, die tatsächlichen Ist-Daten eintragen und – falls nötig – zusätzliche Positionen ergänzen. So siehst du sofort, wo Abweichungen entstanden sind.

Der entscheidende Unterschied

Baukalkulation im Vergleich: Was eine gute Lösung wirklich können muss

Im Gegensatz zu generischen Excel-Vorlagen für Projektmanagement wurde diese Kalkulation speziell für Bau- und Handwerksbetriebe entwickelt, um Angebote präzise zu kalkulieren – kostenlose Vorlagen haben ihre Berechtigung, doch hier siehst du, worauf es bei der Angebotskalkulation für Bau und Handwerk wirklich ankommt.

Merkmal	XEVARIA Projektkalkulation	Kostenlose Vorlage
Preis	€149,– einmalig	€0
Für Bau & Handwerk optimiert	✓ Ja – spezifisch für Baukalkulation	✗ Generisch – meist nur für einfache Berechnungen
Arbeitszeit in Minuten je Position	✓ Ja, positionsgenau	✗ Meist nur Pauschalwerte in Stunden
Deckungsbeitrag & Marge automatisch	✓ Ja, je Position und Gesamt	✗ Meist nicht vorhanden
Ampelstatus mit Warnfunktion	✓ Ja – warnt vor Angebotsabgabe	✗ Nein
Rabatt getrennt für Lohn & Material	✓ Ja – Auswirkung sofort sichtbar	✗ Meist nicht oder nur pauschal
Projektdauer automatisch berechnet	✓ Tage, Wochen, Monate	✗ Manuelle Berechnung nötig
Nutzbar als Schattenkalkulation	✓ Parallel zum Betriebsprogramm	Eingeschränkt
DE / AT / CH / LI Versionen	✓ Alle 4 Länder mit passenden MwSt.-Sätzen	Meist nur eine Region
Sofort einsatzbereit	✓ Direkt nutzbar, keine Anpassung	Anpassung meist nötig

Für wen ist eine strukturierte Projektkalkulation wichtig?

Bauunternehmen
Für Bauunternehmen, die Angebote präzise kalkulieren und Verlustprojekte frühzeitig erkennen möchten.
Handwerksbetriebe
Für Elektriker, Installateure, Maler, Trockenbauer und weitere Gewerke – mit gewerkespezifischen Stundensatz-Richtwerten.
Baunebengewerbe
Für Architekten, Ingenieure und Bauleiter, die Angebotskalkulationen für mehrere Gewerke transparent dokumentieren möchten.
KMU & Betriebsbüros
Für Unternehmen, die ihre Angebotskalkulation absichern und Deckungsbeitrag je Projekt im Blick behalten wollen.
Gründer & Selbstständige
Für alle, die von Anfang an kostendeckend kalkulieren wollen – auch ohne kaufmännischen Hintergrund.
Dienstleistungs-KMU
Für Facility-Management-Betriebe und Gebäudetechnik-KMU, die auf Projektbasis arbeiten und dieselben Kalkulationsbausteine benötigen.

Geeignet für Unternehmen aus Bau, Handwerk, Baunebengewerbe und Dienstleistung sowie für Gründer. Die Projektkalkulation ist für Deutschland, Österreich, die Schweiz und Liechtenstein optimiert.